A importância da gestão de controle do ativo imobilizado

Alguns gestores tratam — erroneamente — a gestão de ativos imobilizados como um mero procedimento burocrático de anotações monetárias. Entretanto, manter os controles contábeis em linha com as exigências da Lei 6407/76 (atualizada pela Lei 11.638/2007), bem como ter sempre à mão relatórios financeiros dentro das normas internacionais (International Financial Reporting Standards – IFRS) trazem credibilidade à empresa, fortalecem sua marca, atraem novos investidores, evitam sanções fiscais e deixam a organização sempre pronta para realizar parcerias audaciosas no mercado. Para contrair créditos, a pessoa jurídica, em geral, depende também de ter registros contábeis atualizados e alinhados com a realidade.

Nos dias de hoje, com a complexidade das transações e a quantidade de exigências normativas, satisfazer acionistas e manter-se em dia com as obrigações legais envolvem ter o auxílio de sistemas tecnológicos que simplifiquem processos de registro, além de parceiros especialistas em controle, monitoramento constante do ativo imobilizado e solução de eventuais inconsistências. O custo com esse know-how é, certamente, bastante inferior aos resultados obtidos e é isso que você irá descobrir agora, em detalhes!

Por que realizar a gestão de controle de ativos imobilizados?

A gestão de controle do ativo imobilizado costuma ser vista nas empresas apenas na perspectiva de combate à fraude e cumprimento de obrigações fiscais, o que, muitas vezes, coloca em segundo plano algumas de suas mais importantes funções:

• Maximização do retorno sobre o investimento realizado nos ativos imobilizados da empresa;
• Evitar investimentos desnecessários;
• Respaldar as informações geradas em relação à realidade fática da empresa (para fins de sucessão, fusão, cisão ou incorporação);
• Subsidiar a tomada de decisões;
• Atender às exigências de bancos (para aquisição de crédito);
• Comprovar condições técnicas e financeiras para participação em procedimentos licitatórios;
• Possibilitar a consolidação de uma joint venture (parceria de caráter temporário com outras empresas do mesmo setor, sem que nenhuma das envolvidas perca sua personalidade jurídica);
• Possibilitar a gestão do risco de eventuais sinistros, de modo a listar em cada ano os bens que devem ser segurados;
• Deemed Cost (atribuição de custo) deve ser contabilizado no Patrimônio Líquido (na conta denominada “Ajustes de Avaliação Patrimonial”). Essa espécie de “reavaliação” de bens (capaz de aumentar ou reduzir seu valor) pode modificar radicalmente a ótica que a empresa tem de si mesma, o que culmina na mudança de curso de algumas decisões estratégicas.

Vantagens do chamado “outsourcing patrimonial”

A implementação de um poderoso sistema de gestão patrimonial, a cargo de especialistas externos, garante o aumento da produtividade do capital humano (pela simplificação dos processos), administração corporativa racional do ponto de vista financeiro e contábil, eficiência no cumprimento dos deveres tributários, redução do risco de sanções fiscais, minimização da possibilidade de pagar tributos desnecessários (o que reduziria a margem de lucro da companhia e impediria seu crescimento), além de mais rapidez na tomada de decisões (uma vez que o Núcleo Estratégico da organização estará sempre municiado de dados mais consistentes e fieis á realidade da empresa).

Como a gestão e seus resultados se tornam essenciais para as empresas

Em linhas gerais, o mapeamento do ativo imobilizado e seus respectivos registros englobam um extenso rol de atividades de gerenciamento, o qual envolve desde a realização de inventários físicos até cálculos e atualizações mais complexos (como o de depreciação, vida útil econômica, valor residual e valor de reposição).

A essencialidade de uma gestão de ativos fixos de excelência pode ser exemplificada por meio de uma possível situação em que a empresa não atenda, por equívoco, todo o prolixo rol de exigências do Sistema Público de Escrituração Digital (com relação à recuperação de créditos dos tributos PIS / COFINS / ICMS). Essa falha crítica absolutamente possível já seria suficiente para acarretar prejuízos imensuráveis à empresa e de difíceis reparações. É nesse ponto que o outsourcing da gestão do ativo imobilizado passa a ser muito mais seguro, barato e eficaz às organizações.

Possíveis impactos da gestão de ativos fixos

A falta de cultura de controle patrimonial nas empresas, em muitos casos, cria visões contábeis estrábicas sobre sua real situação financeira. A mera não realização de impairment (instrumento usado no intuito de alinhar o ativo à sua real capacidade de retorno econômico), por exemplo, ou a realização de um cálculo incorreto acerca da depreciação de um bem faz (entre outros problemas) com que a empresa pague mais impostos do que deveria, não conseguindo acumular capital para aquisição de um novo equipamento.

Importância de se contratar uma empresa com expertise no assunto

A sinergia operacional que deve ser desenvolvida para controle interno do ativo imobilizado reduz mão de obra especializada disponível para se dedicar à atividade-fim da organização, além de ser financeiramente mais custoso à companhia e oferecer maior chance de falhas. Até porque, controlar o patrimônio não se refere apenas a atribuir o devido valor ao bem, mas calcular sua vida útil, seus níveis de depreciação, estado de conservação e acompanhamento constante de questões como aquisições e baixas. Basta um simples descuido para que haja inconformidades e inconsistências difíceis de serem corrigidas.

Uma empresa com expertise em gerenciamento de ativo imobilizado pode realizar, entre outras atividades:

• Inventário físico (permitindo o controle patrimonial eficiente por meio de emplaquetamento e registro subsequente, avaliação correta dos ativos e redução de desperdício);
• Integração plena entre contabilidade e manutenção;
• Avaliação de ativos fixos e intangíveis;
• Análise provisional dos ativos fixos por natureza;
• Alinhamento da empresa aos padrões nacionais e internacionais, tais como IFRS, CPCs, iCPCs, entre outros;
• Estudos de impairment (redução ao valor recuperável de ativos);
• Controle patrimonial da movimentação de bens durante obras ou execução de projetos;
• Correção dos registros em caso de inconsistência dos seus registros;
• Implantação de procedimentos, processos e rotinas patrimoniais, de modo a satisfazer as necessidades específicas no controle interno de cada cliente;
• Cálculos de vida útil econômica, valor residual e valor de reposição;
• Cálculos da depreciação corrente e depreciação acumulada;
• Implementação do processo completo de conciliação contábil.

E na sua empresa, como funciona o controle patrimonial? Existe alguma política formal e eficaz no controle de ativos fixos? Será que sua organização não está perdendo dinheiro nesse processo? Deixe uma mensagem abaixo e iremos lhe auxiliar a responder a essas perguntas e prover uma gestão eficiente de seu ativo imobilizado!

Texto escrito por: Equipe Planconsult